Griglia dei turni per mezzo e per squadra
Una tabella unica con le fasce del giorno, i mezzi impegnati e i posti ancora scoperti. I buchi si vedono a colpo d'occhio, senza contare i nomi sul foglio appeso in sede.
Coordinamento di squadre e servizi
I turni si coprono senza rincorrere nessuno al telefono
TurnoVolontari raccoglie le disponibilità dei volontari, compone gli equipaggi con i requisiti giusti e avvisa ogni persona prima del suo servizio. Chi coordina smette di ricopiare a mano e vede subito dove manca qualcuno.
- Disponibilità raccolte senza chat
- Promemoria prima di ogni servizio
- Registro dei volontari sempre aggiornato
Il problema
Il turno del mese si costruisce a colpi di telefonate
Giovedì sera, in sede. Il coordinatore stampa la griglia del mese prossimo e la appende accanto alla porta della rimessa. Le fasce di trasporto sanitario programmato sono quindici, i turni notturni sette, e sabato c'è l'assistenza alla corsa podistica in centro. Sul foglio ci sono già tre nomi. Gli altri arriveranno, forse.
Nei giorni successivi il turno si sposta dal foglio al telefono. Chi può il martedì notte, chi ha il retraining BLSD in scadenza, chi si è tolto dalle notti perché ha cambiato lavoro. Le risposte arrivano nel gruppo, mescolate agli auguri di compleanno e alle foto dell'esercitazione, e chi coordina le ricopia a mano sulla griglia sperando di non saltarne nessuna.
Il buco si scopre sempre all'ultimo momento. Domenica alle sei manca l'autista soccorritore: il mezzo c'è, l'attrezzatura è a bordo, ma senza chi guida il servizio non parte. Partono otto messaggi, rispondono in due, uno dei due ha l'attestato scaduto da un mese e nessuno se n'era accorto. Il turno viene coperto lo stesso, come sempre, da chi era già in servizio il giorno prima.
- La griglia del mese è pronta solo tre giorni prima di iniziare
- Le disponibilità arrivano in chat e vanno ricopiate a mano sul foglio
- Gli stessi cinque volontari coprono la metà dei turni notturni
- Un attestato scaduto si scopre quando il volontario è già sul mezzo
La soluzione
Una sola griglia, aggiornata da chi la vive davvero
TurnoVolontari mette la tabella dei turni dove tutti la vedono: chi coordina apre il mese e trova i servizi da coprire, i volontari aprono il telefono e segnano quando ci sono. Le disponibilità non passano più dal gruppo, entrano direttamente nella griglia e restano scritte, con data e ora, anche quando la chat scorre.
Ogni servizio porta con sé i suoi requisiti: autista soccorritore, esecutore BLSD, corso base di protezione civile, idoneità sanitaria valida. Se un volontario non ha un requisito in corso di validità, il sistema lo segnala prima della pubblicazione del turno, non davanti alla rimessa la domenica mattina.
Descrivete servizi, mezzi e requisiti
Si inseriscono una volta le fasce del programmato, le notti, le reperibilità e le assistenze a eventi, indicando per ciascuna quante persone servono e con quale qualifica. La configurazione resta e si riusa ogni mese.
I volontari dichiarano quando ci sono
Ogni volontario apre la sua pagina dal telefono e segna le fasce in cui è disponibile, entro la scadenza fissata dal coordinatore. Chi non risponde riceve un solo promemoria, non cinque messaggi nel gruppo.
Il turno si pubblica e si ricorda da solo
Il coordinatore compone gli equipaggi sulle disponibilità raccolte, pubblica la griglia e da quel momento ogni volontario riceve il promemoria del proprio servizio. Scambi e sostituzioni restano tracciati sulla stessa tabella.
Funzionalità
Che cosa fa lo strumento, nel dettaglio
Ogni funzione nasce da un passaggio reale del mestiere, non da un elenco di caselle da spuntare.
Disponibilità dichiarate dai volontari
Ogni volontario segna dal telefono le fasce in cui può esserci, entro la data di chiusura del mese. Le risposte arrivano già ordinate nella griglia, non nel gruppo.
Promemoria automatici prima del servizio
Il volontario riceve l'avviso del proprio turno con anticipo e un secondo promemoria il giorno prima. Chi coordina smette di fare il centralino la sera.
Scambi e sostituzioni con conferma
Chi non può più coprire un turno lo mette a disposizione della squadra: lo scambio vale solo quando un altro volontario conferma e il coordinatore lo vede subito.
Requisiti e qualifiche per ogni ruolo
Autista soccorritore, esecutore BLSD, corso base, idoneità sanitaria: ogni posto in equipaggio chiede la sua qualifica e accetta solo chi ce l'ha in corso di validità.
Scadenzario di attestati e coperture
Retraining, visite di idoneità, patenti e polizza assicurativa hanno una data di scadenza con avviso anticipato al referente della formazione e al volontario interessato.
Registro dei volontari e ore di servizio
Presenze, ruoli e ore svolte restano archiviate turno per turno, pronte per il registro dei volontari non occasionali e per le rendicontazioni delle convenzioni.
Attivazioni di emergenza e colonna mobile
In caso di allertamento si apre una chiamata straordinaria: i volontari rispondono se sono disponibili e il coordinatore vede in tempo reale chi può salire sul mezzo.
Risultati
Che cosa cambia nelle giornate di lavoro
Meno telefonate per chi coordina
La raccolta delle disponibilità e i promemoria non passano più dalle mani del coordinatore: il tempo che prima serviva per inseguire le risposte torna alla squadra e ai servizi.
Carico distribuito su tutta la squadra
Con le ore di ciascuno sotto gli occhi si vede subito chi è sempre in turno e chi non viene mai chiamato. Il volontariato si logora quando pesa sempre sulle stesse cinque persone.
Nessun servizio con requisiti mancanti
Un equipaggio incompleto o con un attestato scaduto viene segnalato prima della pubblicazione del turno, quando c'è ancora tempo per chiamare qualcun altro.
Registro e rendiconti pronti quando servono
Ore, presenze e attivazioni sono già scritte: quando arrivano la richiesta di rimborso, la verifica della convenzione o l'aggiornamento del registro non si ricostruisce nulla a memoria.
Prova sociale
Come lo raccontano le persone che fanno questo lavoro
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prima passavo ogni fine mese a copiare le disponibilità dal gruppo alla griglia, e sbagliavo. Adesso i volontari segnano da soli le fasce e io compongo gli equipaggi in una sera. Il foglio in sede lo stampo ancora, ma solo perché ai più affezionati piace vederlo appeso.
Con l'allerta arancione dovevo chiamare venti persone una per una per sapere chi partiva. Ora apro l'attivazione, chi può risponde dal telefono e in mezz'ora so con chi carico il mezzo. Le ore restano registrate, e per i rimborsi ai datori di lavoro non devo più ricostruire niente.
Il problema non erano i turni, erano gli attestati: due volontari con il retraining scaduto in equipaggio e nessuno che se ne fosse accorto. Ora il sistema me li segnala un mese prima e organizzo la sessione di aggiornamento con calma, senza togliere gente dal servizio all'ultimo.
Prezzi
Tre piani, nessun vincolo di durata
Squadra
19 euro al mese
Per chi ha una sola sede, un gruppo compatto e pochi mezzi da coprire.
- Fino a 40 volontari in elenco
- Griglia dei turni settimanale e mensile
- Disponibilità dichiarate dai volontari
- Promemoria automatici prima del servizio
- Turno esportabile in PDF da appendere in sede
Associazione
39 euro al mese
Per chi copre servizi programmati, notti ed emergenza con più mezzi e più squadre.
- Volontari e squadre senza limite di numero
- Requisiti per ruolo: patente, BLSD, corso base
- Scadenzario di attestati, idoneità e assicurazione
- Scambi e sostituzioni con conferma tracciata
- Registro delle presenze e delle ore di servizio
Coordinamento
79 euro al mese
Per comitati, federazioni e coordinamenti territoriali che seguono più organizzazioni.
- Più sedi e gruppi collegati in un'unica vista
- Attivazioni di emergenza e moduli di colonna mobile
- Ruoli e permessi distinti per referente di sede
- Riepiloghi per convenzioni, rimborsi e assemblee
- Affiancamento nella configurazione del primo mese
Il prezzo è per associazione, non per volontario: chi entra in squadra a metà anno non fa salire il conto. Nessun vincolo di durata, si può interrompere quando volete.
Domande frequenti
Le domande che ci arrivano più spesso
I volontari devono installare un'applicazione?
No. Ogni volontario riceve un indirizzo personale e apre la propria pagina dal browser del telefono, come si apre un sito. Da lì segna le disponibilità, vede il turno pubblicato e conferma la presenza. Chi ha poca dimestichezza con il telefono può continuare a dare la disponibilità a voce in sede: il coordinatore la inserisce al posto suo e il volontario resta in griglia come tutti gli altri.
Funziona anche per il servizio di emergenza e non solo per il programmato?
Sì. Le fasce si configurano per tipo: trasporto sanitario programmato, turno notturno, reperibilità, assistenza a manifestazioni, servizio in convenzione. In più esiste l'attivazione straordinaria, pensata per l'allertamento di protezione civile: si apre in pochi secondi, i volontari rispondono se sono disponibili e il coordinatore vede in tempo reale chi può salire sul mezzo.
Come gestisce i requisiti degli equipaggi?
Ogni posto in equipaggio si collega a una qualifica: autista soccorritore, esecutore BLSD con abilitazione all'uso del defibrillatore, corso base di protezione civile, idoneità sanitaria. Nella scheda del volontario si registrano attestati e date di scadenza. Se un requisito non è in corso di validità, il volontario non viene proposto per quel posto e il coordinatore riceve la segnalazione prima di pubblicare il turno.
Sostituisce il registro dei volontari previsto dal Codice del Terzo settore?
TurnoVolontari raccoglie in modo ordinato le presenze, i ruoli e le ore di servizio, quindi vi dà la base di dati con cui tenere aggiornato il registro dei volontari non occasionali previsto dall'articolo 17 del D.lgs. 117/2017. La tenuta del registro e le scelte formali restano responsabilità dell'organizzazione e del suo organo di amministrazione: noi vi diamo i dati, non un parere legale.
E l'assicurazione obbligatoria dei volontari?
L'articolo 18 del D.lgs. 117/2017 impone alle organizzazioni di assicurare i volontari contro gli infortuni e le malattie connessi all'attività, oltre che per la responsabilità civile verso terzi. Il gestionale non stipula polizze: tiene la data di scadenza della copertura, l'elenco delle persone attive e vi avvisa in anticipo, così che nessun volontario finisca in turno mentre la posizione assicurativa è da sistemare.
Possiamo usarlo con più sedi o più gruppi?
Sì, con il piano Coordinamento. Ogni sede o gruppo mantiene la propria griglia, i propri mezzi e i propri referenti, mentre il coordinamento vede l'insieme dei turni e delle attivazioni. È la configurazione tipica di un comitato territoriale, di una federazione di associazioni o di un coordinamento provinciale di volontariato di protezione civile.
Che fine fanno i dati dei volontari?
Restano vostri. I dati sono trattati secondo il Regolamento UE 2016/679: si conservano solo le informazioni necessarie a comporre i turni e a documentare i servizi, gli accessi sono distinti per ruolo e l'esportazione completa è sempre disponibile. Se un giorno decidete di smettere, portate via l'archivio dei turni e delle presenze in un formato leggibile senza chiedere il permesso a nessuno.
Quanto tempo serve per partire con il primo mese?
Una sera di configurazione è di solito sufficiente: si inseriscono i mezzi, le fasce ricorrenti e l'elenco dei volontari con le rispettive qualifiche. Il mese successivo si apre la raccolta delle disponibilità e la griglia si riempie da sola. Con il piano Coordinamento vi affianchiamo nella prima configurazione, compresi i moduli di colonna mobile e i ruoli dei referenti di sede.
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Contatto
Parliamo dei vostri turni
Raccontateci come coprite oggi i servizi: quante fasce a settimana, quanti mezzi, quanti volontari in elenco e chi tiene la griglia. Vi rispondiamo con una proposta di configurazione pensata sulla vostra organizzazione, non con un listino generico.
Preferisci scrivere direttamente? L'indirizzo è jimenezjulien42@gmail.com. Rispondiamo entro due giorni lavorativi.