Che cosa dice la legge sul registro dei volontari e sull'assicurazione obbligatoria?

Chi organizza volontari deve gestire quattro piani collegati: registro dei volontari non occasionali, assicurazione obbligatoria, adempimenti di protezione civile quando applicabili e documentazione dell'attività. Il turno non sostituisce registro o polizza, ma può verificare disponibilità, assegnazioni e servizio svolto.

Il riferimento per gli enti del Terzo settore è il D.lgs. 117/2017; per il volontariato organizzato di protezione civile anche il D.lgs. 1/2018 e le disposizioni regionali o provinciali. Un gruppo WhatsApp o un foglio in sede non bastano: ruoli, procedure e archivi devono rispecchiare l'organizzazione reale.

Chi è volontario secondo il Codice del Terzo settore

L'articolo 17 del D.lgs. 117/2017 definisce volontario chi, per libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche tramite un ente del Terzo settore, mettendo tempo e capacità a disposizione dei bisogni di persone e territori. L'attività deve essere personale, spontanea e gratuita, senza fine di lucro, neppure indiretto.

La gratuità consente il rimborso di spese effettive e documentate, nei limiti stabiliti da ente e legge. Il rimborso non trasforma il servizio in lavoro, ma non può mascherare una retribuzione. Per squadre, centralini, trasporti sanitari o presidi servono istruzioni chiare fin dall'ingresso.

Lo stesso articolo distingue il volontario occasionale da chi opera in modo non occasionale, che deve essere iscritto nel registro previsto dalla norma. Non conta solo il numero di turni: rileva la continuità del rapporto con l'organizzazione, valutata con criteri coerenti e non arbitrari.

• Il volontario occasionale partecipa a un'iniziativa limitata o a un bisogno puntuale, senza inserirsi stabilmente nei servizi.
• Il volontario non occasionale opera con regolarità o è inserito nella disponibilità, formazione, assegnazione e richiamo dell'ente.
• Il socio non coincide automaticamente con il volontario, anche se le posizioni spesso convivono.
• Il dipendente o collaboratore non può essere gestito come volontario per attività incompatibili con il rapporto remunerato presso lo stesso ente, salvo i casi previsti dalla legge.

Disponibilità brevi o variabili non escludono questa logica: poche finestre mensili non rendono automaticamente occasionale chi resta inserito stabilmente nel servizio. Il tema è approfondito nell'articolo Come stanno cambiando i turni delle squadre di soccorso con volontari a disponibilità corta?.

Il registro dei volontari non occasionali e il suo contenuto

Il registro previsto dall'articolo 17 del Codice del Terzo settore identifica ordinatamente chi presta attività continuativa e collega queste persone alla copertura assicurativa. Non è una rubrica né un elenco da costruire solo in caso di verifica o richiesta della compagnia.

La norma non impone un modello nazionale di colonne, ma il registro deve avere funzione probatoria e organizzativa. Conviene adottare una procedura deliberata dagli organi competenti, con regole per iscrizione, aggiornamento, sospensione e cessazione. Va distinto da anagrafica soci, qualifiche operative e contatti di emergenza.

Dato o evidenza	Utilità organizzativa	Attenzione pratica
Generalità e recapiti	Identificazione e comunicazioni di servizio	Aggiornare i contatti senza raccogliere dati eccedenti
Data di ingresso e cessazione	Ricostruire il periodo di attività	Coordinare le date con assicurazione e procedure interne
Attività o ruolo svolto	Assegnare servizi compatibili con competenze e abilitazioni	Evitare descrizioni sanitarie o giudizi non necessari
Riferimenti formativi essenziali	Verificare l'abilitazione al servizio	Conservare attestati e scadenze in archivi con accessi controllati

Il registro può essere digitale se garantisce integrità, aggiornamento e reperibilità. Un file condiviso senza permessi, versioni o responsabilità è fragile e favorisce duplicazioni, cancellazioni e accessi indebiti. La scelta tra foglio, chat e software incide sulla catena documentale, come spiega Quali differenze ci sono tra foglio in sede, gruppo WhatsApp e gestionale dei turni?.

L'obbligo assicurativo dell'articolo 18 del D.lgs. 117/2017

L'articolo 18 del D.lgs. 117/2017 impone agli enti del Terzo settore che usano volontari di assicurarli contro infortuni e malattie connessi all'attività, nonché per responsabilità civile verso terzi. L'obbligo riguarda i volontari dell'ente e deve essere collegato all'organizzazione concreta di servizi, mezzi, sedi e turni.

La polizza va verificata per condizioni, attività assicurate, esclusioni, franchigie, denuncia e modalità di trasmissione dell'elenco assicurati. Non ogni attività è necessariamente coperta allo stesso modo: servizio in sede, trasporto, evento pubblico, addestramento e intervento in ambiente impervio possono avere profili diversi da confrontare con il contratto.

• Conservare polizza e comunicazioni con intermediario o compagnia.
• Allineare volontari assicurati, registro dei non occasionali e regole della copertura.
• Definire chi raccoglie la segnalazione di infortunio o danno e chi denuncia nei tempi contrattuali.
• Registrare assegnazioni, presenze effettive e variazioni del turno utili a ricostruire un evento.
• Non promettere garanzie non previste dalle condizioni di polizza.

L'assicurazione non sostituisce prevenzione, formazione o corretta assegnazione. Affidare un compito a chi non ha la preparazione richiesta resta un errore organizzativo. Registro, assicurazione e pianificazione devono quindi essere aggiornati dallo stesso flusso di lavoro.

Volontariato di protezione civile: elenco territoriale e attivazione

Per organizzazioni e gruppi comunali di protezione civile, al Codice del Terzo settore si aggiunge il D.lgs. 1/2018. Il sistema nazionale utilizza volontariato organizzato iscritto negli elenchi territoriali e, nelle forme previste, nell'elenco centrale. Regioni e Province autonome disciplinano iscrizione, requisiti, aggiornamenti, specialità e operatività.

L'iscrizione nell'elenco non equivale a disponibilità indistinta. I benefici di legge connessi alle attività di protezione civile, compresi quelli per volontari e datori di lavoro nei casi previsti, dipendono dalle procedure di attivazione o autorizzazione dell'autorità competente ai sensi del D.lgs. 1/2018. L'organizzazione deve conservare gli atti che giustificano l'impiego della squadra.

Non vanno confusi disponibilità, reperibilità, attivazione e colonna mobile. La disponibilità comunica una possibile presenza; l'attivazione è un atto della catena di comando competente. Per termini e procedure, può essere utile Che cosa vogliono dire disponibilità, reperibilità e colonna mobile nel volontariato di soccorso?.

• Conservare convocazione, attivazione o autorizzazione e successive modifiche.
• Associare a ogni servizio data, luogo, funzione, responsabile e squadra impiegata.
• Rispettare limiti di impiego, qualifiche richieste e direttive dell'autorità di coordinamento.
• Gestire separatamente servizi ordinari dell'associazione e attività formalmente attivate di protezione civile.

Sicurezza e formazione: il rinvio dell'articolo 3 del D.lgs. 81/2008

L'articolo 3 del D.lgs. 81/2008 richiama per i volontari indicati dalla normativa l'applicazione dell'articolo 21. Per i volontari dell'articolo 17 del Codice del Terzo settore e della protezione civile ciò non autorizza l'improvvisazione: vanno considerate attrezzature conformi, corretto uso dei dispositivi di protezione individuale e misure applicabili al contesto operativo.

Non si applicano automaticamente al volontariato tutti gli adempimenti del lavoro subordinato, ma il volontario non è estraneo alla prevenzione. L'ente deve valutare attività affidate, procedure interne, istruzioni dei produttori, regole dell'ente pubblico coordinatore e requisiti formativi per mezzi, scenari o qualifiche.

La formazione non coincide con una firma sul foglio presenze: deve essere coerente con mansione, attrezzatura, rischio e aggiornamenti. Equipaggio, segreteria di emergenza, logistica e supporto alla popolazione richiedono istruzioni diverse; il calendario deve impedire assegnazioni incompatibili con tali requisiti.

Dati personali dei volontari: cosa conservare e per quanto

Il Regolamento UE 2016/679 richiede liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Per un'associazione le finalità sono gestione del volontariato, registro, assicurazione, servizi, formazione, sicurezza e adempimenti derivanti da attivazioni o norme applicabili.

Nome, contatti, disponibilità, ruolo e attestazioni indispensabili possono servire a organizzare il servizio. Dati sanitari, idoneità o limitazioni personali richiedono particolare cautela perché appartengono a categorie particolari di dati. Vanno raccolti solo se necessari, con base giuridica adeguata, informazioni chiare e accessi limitati agli autorizzati.

• Separare anagrafica operativa e documenti sanitari o di idoneità, evitando cartelle condivise senza protezione.
• Attribuire permessi differenziati a coordinatori, segreteria, responsabili della formazione e altri autorizzati.
• Non inserire nella nota pubblica di un turno diagnosi, disabilità, farmaci o motivi personali dell'assenza.
• Definire un piano di conservazione legato a finalità, obblighi di legge, esigenze assicurative e tutela di eventuali diritti.
• Cancellare o anonimizzare dati non più necessari, documentando procedure e responsabilità.

Non esiste un unico termine di conservazione per ogni dato ed ente. È rischioso sia fissare una durata arbitraria sia conservare tutto per sempre. Il responsabile del trattamento deve individuare tempi motivati nelle informative e procedure interne, considerando anche regole civilistiche, fiscali, assicurative e regionali rilevanti.

Il turno come documentazione di quello che avete fatto davvero

Il piano turni mostra l'intenzione organizzativa; la registrazione di servizio, se completata correttamente, mostra quanto avvenuto. La differenza è essenziale per ricostruire infortunio, presenza, consegne, sostituzione dell'ultimo minuto o composizione di una squadra attivata.

Il sistema deve distinguere disponibilità dichiarata, assegnazione, conferma, presenza effettiva e assenza. Chi si propone non coincide necessariamente con chi svolge il servizio e una squadra assegnata può cambiare dopo una chiamata. Le correzioni devono lasciare tracce comprensibili, senza trasformare il calendario in un archivio di dati superflui.

Con TurnoVolontari i turni si coprono da soli: ogni volontario vede le disponibilità e riceve il promemoria del servizio. Questo flusso può ridurre rincorse telefoniche, doppie assegnazioni e versioni discordanti del foglio turni, ma responsabili e amministratori devono impostare correttamente ruoli, autorizzazioni e procedure di registrazione.

• Indicare servizio, sede o scenario, orario, responsabile e requisiti indispensabili.
• Registrare assegnati e conferme, mantenendo traccia delle sostituzioni rilevanti.
• Prevedere chiusura del servizio con presenza effettiva, consegne e anomalie essenziali.
• Collegare il turno, se necessario, al numero o riferimento dell'attivazione di protezione civile.
• Conservare le evidenze secondo il piano documentale e privacy dell'ente, non in chat personali.

Registro dei non occasionali, assicurazione obbligatoria, sicurezza, dati e attivazioni di protezione civile non sono archivi da compilare a fine anno. Consentono di organizzare volontari e squadre con responsabilità. Un calendario ben governato aiuta a dimostrare chi era coinvolto, con quali requisiti e in quale servizio. Per approfondire il tema, consultate il profilo di Jimenez Julien; per valutare il flusso adatto alla vostra organizzazione, scrivete dal modulo di contatto.